Functiebeschrijving Operations Manager Service Bureau

Centrum Zijnsoriëntatie is een vooraanstaande, ideële organisatie op het gebied van persoonlijke en spirituele ontwikkeling. We zijn werkzaam op diverse locaties in het land en hebben onze hoofdlocatie in Zeist waar ook de medewerkers van het Service Bureau werkzaam zijn. Met de even diepzinnige als pragmatische inzet van psychologische en spirituele methoden en inzichten toegepast door een keur aan trainers van hoog niveau wordt een resultaat bereikt dat in brede kring als uitzonderlijk wordt beschouwd. Het Centrum mag zich verheugen in een groeiende stroom van belangstellenden en een bijna 100 % tevredenheid en enthousiasme met wat er geboden wordt. Dat vraagt een uitstekende organisatie.

Het Service Bureau

Het zal je waarschijnlijk verbazen aan hoeveel uiteenlopende praktische voorwaarden binnen het Centrum moet worden voldaan om het persoonlijke en spirituele ontwikkelingswerk van studenten en cliënten en hun trainers soepel en efficiënt te laten verlopen. In het gunstige geval, merk je daar als student of cliënt van Centrum Zijnsoriëntatie maar heel weinig van. Het is het Service Bureau dat er organisatorisch voor zorgt dat de voorwaarden worden gecreëerd die mogelijk maken dat het Centrum haar doelstellingen op een hoogstaande manier kan realiseren. Het Service Bureau vormt de backoffice én de frontoffice van het Centrum en is verantwoordelijk voor de goede werking en ontwikkeling van de complete operationele gang van zaken. Het team van drie medewerkers is voortdurend bezig dit kwalitatief op een hoger plan te brengen.

Functie-inhoud

De functie bestaat uit een zeer uiteenlopend geheel van taken. De Operations Manager Service Bureau (OMSB) ziet zich voortdurend voor vragen gesteld die om een creatieve oplossing vragen en voelt zich dus een bedrijfskundige alleswiller en alleskunner. Hij of zij geniet er van om tegelijkertijd zowel uitvoerend als ontwikkelend bezig te zijn.

Zo is er qua uitvoering:

  • Cursusmanagement: planning en agendabeheer; inschrijving en facturatie; betalingscontrole;
  • Communicatie met (potentiële) studenten en oud-studenten, cliënten en trainers; behandelen van de post, e-mail, telefoon en het opstellen en verzorgen van schriftelijke correspondentie; versturen van brochures, boeken en artikelen;
  • Ondersteuning websitebezoekers via live chatfunctie; telefoneren of beeldbellen met belangstellenden;
  • Financiële afrekening met trainers en begeleiders en evaluatie operationele zaken;
  • Ontvangst deelnemers, presentatie en onderhoud ontvangstruimte en zalen;
  • Huur en verhuur van locaties;
  • Contentmanagement t.b.v. website, brochures, nieuwsbrief en social media;
  • Zoekmachineoptimalisatie en advertenties in Google en tijdschriften;
  • Aansturen ondersteunende dienstverleners, zoals de webmaster, de bouwer van het administratieve systeem, brochure ontwerper, boekhouder, het incassobureau, redacties van magazines en kranten, de schoonmaak en onze vrijwilligers.
  • Als het gaat om bovenstaande zaken op een hoger plan te brengen gaat het om:
  • Verder stroomlijnen van werkprocessen
  • IT-ontwikkeling; optimalisatie van het administratieve systeem; beheer van het opleidingsmanagement- en documentatiesysteem;
  • Financieel management;  begrotingen opstellen; ontwikkeling financiële administratie; kosten/batenanalyse;
  • Social media; online presentie en vindbaarheid vergroten;
  • Marketing en Communicatie Management; maken van plannen in deze;  Social Media; begeleiden en ontwikkelen van Adwords campagnes, Zoekmachine Optimalisatie, vormgevingsactiviteiten;
  • Ontwikkeling en analyse managementinformatie

Het Team

Het Service Bureau wordt bezet door drie medewerkers van gelijkwaardig niveau. De hoeveelheid uiteenlopende praktische en ontwikkelingswerkzaamheden vereist een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, waarbij teamleden elkaar kunnen vervangen en tegelijkertijd zoveel mogelijk aanvullen en ondersteunen gezien ieders speciale talenten. Het Service Bureau rapporteert direct aan de directeur en voorziet hem van alle voor zijn taak belangrijke informatie.

Vereiste kwaliteiten

  • De OMSB heeft aantoonbare inhoudelijke affiniteit met het aanbod van Centrum Zijnsoriëntatie en in zoverre dit nog nieuw is, wil deze dit grondig leren kennen. De OMSB is een ondernemend persoon die er blij van wordt om zijn of haar bedrijfskundige kwaliteit dienstbaar te kunnen maken aan de idealen waar het Centrum voor staat.
  • Het werk van de OMSB vraagt kennis van en ervaring met alle operationele aspecten die een rol spelen bij een organisatie als Centrum Zijnsoriëntatie. Denk daarbij aan deskundigheid en ervaring op het gebied van communicatie, administratie, boekhouding, informatica, public relations, marketing, verkoop, internet, huisvesting en inzicht in juridische, fiscale en (zorg)verzekeringszaken.
  • Gegeven de specifieke taken van Frank op financieel, boekhoudkundig gebied en daarmee ook op de bewaking van kosten is kennis van Exact en verdere bekwaamheid en interesse op financieel gebied van belang. In dat kader vallen ook de onderhandeling met externe locaties over voorwaarden en dergelijke primair onder zijn verantwoordelijkheid. Verder is Frank goed thuis in het MS Office pakket en heeft veel affiniteit met automatisering. Kennis en ervaring met WordPress, Google Adwords/Analytics is in dat verband een sterk pré.
  • De OMSB dient, gezien het cruciale belang van communicatie voor het Centrum, in de eerste plaats te beschikken over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve kwaliteiten.
  • De OMSB heeft met diens collega’s de leiding over de dagelijkse gang van zaken binnen het Centrum en over allerlei projecten. Dat vraagt een hoge mate van zelfstandigheid en initiatief. De OMSB zorgt dat ieder weet waar men met vragen op uitvoeringsgebied terecht kan. Voor bijzonderheden op operationeel gebied vormt de OMSB het eerste aanspreekpunt voor (freelance) medewerkers, trainers, studenten en cliënten.
  • Frank zal zelf de nieuwe medewerker in eerste instantie inwerken. De bedoeling is dat na een redelijke inwerktijd de OMSB wel uitgebreid rapporteert en overlegt, maar verder zo zelfstandig mogelijk opereert en daarbij vrijelijk beschikt over de nodige bijbehorende bevoegdheden, zeker voor wat betreft de dagelijkse gang van zaken en verder voor de, binnen het kader van het met de directie afgestemde beleidsplan en ontwikkelingsactiviteiten.
  • Vereisten voor deze vacature zijn een HBO werk- en denkniveau, woonachtig in de omgeving van Zeist, per direct beschikbaar voor 24 uur per week bij voorkeur gespreid over vijf dagen, affiniteit en ervaring met systeembeheer, financiële administratie en projectmanagement.

Stuur deze vacature vooral door naar vrienden en familie wanneer je denkt dat zij er interesse voor kunnen hebben en geschikt zijn.

Sollicitatiebrieven kun je richten aan Chris Kersten, per e-mail aan chriskersten@zijn.nu. Laat in je sollicitatiebrief vooral zien dat je begrijpt wat deze functie vraagt en waarom je daarvoor gemotiveerd bent.